Bütçeleme İçin Hangi Aracı Kullanmalısınız?

Bütçe yapmaya karar verdiniz peki hangi aracı kullanmalısınız?

Bu soruyu cevaplamak için öncelikle bütçe ihtiyacının neden kaynaklandığını ve bütçe ihtiyaçlarınızı iyi bir şekilde belirlemelisiniz.

Detay derinliÄŸi: Bütçe ile yapılan iÅŸletmenin modellenmesidir. Bu model ne kadar detaylı olursa o ölçüde gerçeÄŸe yakın olacaktır. Bütçede ihtiyacınız olan detay derinliÄŸini belirlemelisiniz.

Bütçeye katılım: Bütçeyi hazırlarken kaç kiÅŸinin akif olarak çalışmalara katılmasını istediÄŸinizi belirlemelisiniz.

Eğer hazırlayacağınız bütçe detay derinliği az, katılımcı adedi düşük ise sizin için en uygunu bir elektronik tablolama programı (Ms Excel, Open office vb) kullanmaktır.

Detay derinliği fazla olan ve katılımcı sayısının fazla olduğu durumlarda ise bir bütçe programı kullanmalısınız.

Elektronik Tablo Programları (Ms Excel vb) Artılar ve Eksiler

Artılar

Maliyet: Küçük ölçekli bütçelerde kullanılan elektronik tablolar hali hazırda kullanılan programlardır ve tek maliyet harcanan iÅŸ gücü olmaktadır.

Esneklik: Hazırlanan tablolar istenen şekilde ve zamanda değiştirilebilmektedir.

Eksiler

Versiyonlama: Elektronik tablolarda, çeÅŸitli bütçe versiyonların takibi sıkıntılıdır. Hangi bütçe versiyonunun en son belirlenen bütçe olduÄŸu çok büyük ölçeklik firmalarda bile sorun olabilmektedir.

Bilgi GüvenliÄŸi: Åžirket içindeki bilgilerin güvenliÄŸinin saÄŸlanması, bilginin en deÄŸerli varlık olduÄŸu günümüzde çok önemli bir konu olarak bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır. Elektronik tablolar içerisinde yetkisi olmayan kiÅŸilerin bilgiye eriÅŸmesini engellemek, ve bilgi üzerinde en son deÄŸiÅŸikliÄŸi kimin yaptığını takip etmek çok zordur.

Ortak Çalışma güçlükleri: Birden fazla kiÅŸi bir belge üzerinde çalışamaz.

Detay Kısıtları: Her ne kadar Ms Excel 2010 bir safya üzerinde bir milyon satır ve sütün desteÄŸi verse de normal ofis kullanımına yönelik bilgisayarlarda boyutları otuz kırk bazen yetmiÅŸ seksen megabyte’lık dosyalarla çalışmak oldukça zaman kaybına ve sistem kilitlenmelerine sebep olabilmektedir.

Elektronik tablo programları her seviyede bütçe için kullanılmaktadır. Ancak çok detaylı, katılımcı sayısı yüksek olan bütçelerde elektronik tablolar ile bütçelerin hazırlanması çok zorlaşmaktadır.

Bütçe Programları Artılar ve Eksiler

Artılar

Bütçe programları, elektronik tablo programlarının eksikliklerini tamamlamak üzere geliştirilmişlerdir, bu şekilde bakarsak elektronik tabloların eksileri bütçe programlarında artılar olarak karşımıza çıkmaktadır.

Versiyonlama: Bütçe programları bütçe versiyonlarını takip edebilmekte, yeni versiyonları kolay bir ÅŸekilde üretip senaryo analizleri yapılmasına olanak vermektedir.

Bilgi GüvenliÄŸi: Ã‡oÄŸu bütçe programı tanımlı kullanıcılar ve yetkiler ile bilgi güvenliÄŸini saÄŸlamakta, bilgiler üzerindeki deÄŸiÅŸikliklerin kimler tarafından yapıldığını takip edebilmektedir.

Ortak Çalışma güçlükleri: Bütçe programları ortak çalışmaya izin vermektedir. Örnek olarak satış bütçesi üzerinde birden fazla kiÅŸi satış tahminlerini aynı anda girebilir.

Detay Kısıtları: Veriler bir sunucu üzerinde ortak bir veritabanında saklanır. Verilerin üzerinde saklandığı sunucu bütçenin hazırlanması istenen detaydaki veri boyutuna göre hazırlanacağı için istenen detayda bütçe hazırlanabilir.

Eksiler

Maliyet: Bütçe programları genelde büyük ölçekli ÅŸirketler tarafından karşılanabilecek maliyet rakamları ile karşımıza çıkmaktadırlar.

Esneklik: En esnek program bile elektronik tablolar kadar esnek deÄŸildir. Programlar üzerindeki deÄŸiÅŸiklikler çoÄŸunlukla programcılar tarafından sıklıkla anahtar kullanıcılar tarafından pek az olarak da son kullanıcı tarafından yapılmaktadır.