Başarılı bütçe için en temel koşul, bütçe ve bütçeleme faaliyetlerinin göstermelik olarak yapılmaması, kurumsal kültürün bir parçası olarak yönetim faaliyetlerinde etkin olarak kullanılması amacı ile hazırlanmasıdır. Maalesef ülkemizde pek çok işletme bütçeleme faaliyetini angarya bir iş olarak kabul etmekte, sene başında genel bir bütçe hazırlandıktan sonra bütün sene boyunca bütçe bir daha kullanılmamaktadır. Oysa ki bütçe üst yönetimin amaçlara ulaşmada kullanabileceği en önemli yönetim araçlarından bir tanesidir ve öncelikle üst yönetim tarafından sahiplenilmesi gereklidir.

 

 

Bütçenin bu görevi yerine getirmesi için aşağıdaki özelliklere sahip olması gerekir:

  1. İşletme bünyesinde bütçeleme (bütçeleme bütçenin yapılması için kullanılan yöntemler ve araçlar bütünüdür.) faaliyetlerini açıklayan bir “Bütçe Kitapçığı” hazırlanması şarttır.
  2. Bütçe ile ulaşılmak istenen hedefler açık olarak belirtilmelidir.
    • Bu amaçlar yetkisi olan kişiler tarafından işletmenin uzun süreli amaçlarını gerçekleştirmek yolunda belirlenmelidir.
    • Amaçlar gerçekçi olmalıdır. Gerçekçi olmayan amaçlar organizasyonda bulunan bireyler tarafından, nasıl olsa ulaşılamayacağı düşünülerek, sahiplenilmez.
    • Amaçlar rakamlarla ölçülebilir olmalıdır.
  3. Amaçlar herkes tarafından bilinmeli ve faaliyet dönemi boyunca sürekli olarak hatırlatılmalıdır.
  4. Bütçe takvimi tüm bütçe üyelerinin görüşleri alınarak hazırlanmalı ve bu takvime uyulması sağlanmalıdır.
  5. Bütçe varsayımları (döviz kurları, enflasyon oranı, faiz oranları gibi) mantıklı açıklamalara dayandırılmalıdır.
  6. Bütçe geçmiş yıl verileri bütçe hazırlanırken bir etken olarak değerlendirilmelidir.
  7. Bütçe düzenli olarak fiili verilerle karşılaştırılmalı, fiili ile bütçe rakamları arasındaki farklar kabul edilebilir sınırları aşıyorsa bu farkları telafi etmek için revize bütçeler hazırlanmalıdır. Revize edilen rakamlar kayıt altına alınmalıdır.
  8. Bütçeler sadece mali işler, finans veya bütçe müdürlükleri tarafından hazırlanmamalıdır. İşletme yönetimi kademesinde imkânlar dahilinde en alt seviyelere inilerek tahminler toplanılmalıdır. Katılımcı bütçe anlayışı ile taahhüt alınarak hazırlanan bütçelerde bütçe daha büyük oranda sahiplenilir ve bütçe hedeflerinin yakalanması çok daha kolay olur.
  9. Bütçe dönemi sonunda sapmaların gerçekleşmesi olağandır. Bu sapmaların hangi nedenlerden gerçekleştiği belirlenmeli daha sonra hazırlanacak bütçelerde aynı hataların tekrarlanmaması için bu hataların kayıt altına alınması sağlanmalıdır.

Bu özelliklere uygun olarak hazırlanan bir bütçe ile tüm departmanlar birbirleri ile uyumlu çalışacak ve organizasyon içerisindeki tüm yöneticilerin kendi departmanının hedeflerini yakalaması ile işletme hedeflerine ulaşmak mümkün hale gelecektir.